فرایند تولید و تأیید محتوا را ساده سازی کنید
سختی ها و پیچیدگی های بازاریابی محتوایی خود را کاهش دهید تا به موفقیت برسید
بر کسی پوشیده نیست که تولید محتوا تقریبا مهم ترین رکن در هر کسب و کاری، به ویژه در یک کسب و کار آنلاین و اینترنتی می باشد. از طرف دیگر، اگر محتوا وجود نداشته باشد، چیزی برای مشتری بالقوه وجود ندارد تا بخواند و یا خریداری کند. محتوا هسته ی اصلی بیشتر کسب و کارها بوده و باعث جذب و نگهداری مشتری می گردد. در این میان، بازاریابی محتوایی، نیاز به پیچیدگی ندارد و در واقع، اتخاذ یک استراتژی آسان تر، در دراز مدت می تواند منجر به کسب نتایج بهتر گردد زیرا شما را با این مساله سازگار می سازد که زمان بیشتری به مواردی که اهمیت بیشتری دارند تخصیص دهید. نکاتی وجود دارند که به کارگیری آنها موجب تسهیل در استراتژی بازاریابی محتوایی شما می شود؛ نکاتی همچون: توجه به کیفیت بیش از کمیت، شناخت مخاطبین و اهمیت دادن به آنان، اولویت بندی محتواها از حیث جایگاه و نهایتا تجزیه و تحلیل کردن. اگر بازاریابی محتوایی شما شفاف نیست، شاید مشتریان شما نتوانسته اند مواردی را متوجه شوند: اول اینکه آنها متوجه نمی شوند شما چه می گوئید و دوم آن که درک نمی کنند شما در حال فروش چه چیزی هستید. ساده نویسی باعث می شود محتوا به آسانی قابل فهم شود و به مشتریان اجازه می دهد نه تنها مطلبی که در صفحه هست را بخوانند بلکه به آسانی گزینه هایی که در متن به آنان معرفی شده است را درنظر بگیرند.
در این میان، زمان های ضرب الاجل بسیار حائز اهمیت می شوند. شما نمی توانید درحین تولید محتوا اجازه دهید متغیرهای غیر قابل کنترل باعث کندی فعالیت ها یا موجب بروز موانع غیر ضروری شوند. صرف نظر از این که مشتریان شما چه کسانی هستند، موفقیت شما در گرو ایجاد یک محتوای ساده و روان و روند تائید آن می باشد. اما شما چطور می توانید اطمینان حاصل کنید که مشتریتان نقش و سهم خود را ایفا می کند؟ مگر شما برای آنان کار نمی کنید؟ پاسخ مثبت است، بله، اما شما قبل از هرفردی، برای خودتان کار می کنید. و این بدان معنا است که باید قوانین اساسی به این منظور تعیین کنید.
در این میان، زمان های ضرب الاجل بسیار حائز اهمیت می شوند. شما نمی توانید درحین تولید محتوا اجازه دهید متغیرهای غیر قابل کنترل باعث کندی فعالیت ها یا موجب بروز موانع غیر ضروری شوند. صرف نظر از این که مشتریان شما چه کسانی هستند، موفقیت شما در گرو ایجاد یک محتوای ساده و روان و روند تائید آن می باشد. اما شما چطور می توانید اطمینان حاصل کنید که مشتریتان نقش و سهم خود را ایفا می کند؟ مگر شما برای آنان کار نمی کنید؟ پاسخ مثبت است، بله، اما شما قبل از هرفردی، برای خودتان کار می کنید. و این بدان معنا است که باید قوانین اساسی به این منظور تعیین کنید.
با شفاف سازی انتظارات و الزامات، پیش از تولید محتوا، تا حد زیادی فرایند تولید و روند تائید آن را بهبود خواهید بخشید و به این ترتیب در حین توسعه ی سیستم، الزامات شما و مشتریان تان برآورده خواهد شد.
برای تحقق این امر، از سه برنامه ی 3 مرحله ای زیر بایستی پیروی کنید:
ترتیب مراحل تولید و تأیید محتوا را مشخص کنید
نباید انتظار داشته باشید هنگامی که هنوز قانونی تدوین نکرده اید، مشتریان شما قوانین شما را اجرا کنند. قبل از اینکه شروع به ارتباط و تعامل با مشتری کنید (یا پیش از آن که آنها را با سیستم ساده و روان خود آشنا کنید)، لازم است متودولوژی خود را تعریف کنید.
فرایند جمع آوری اطلاعات را استاندارد کنید
هرچند ماهیت هر پروژه ای متفاوت است، ولی اطلاعاتی که شما بایستی جمع آوری کنید یکسان است. این اطلاعات شامل موارد زیر می شود:
- هدف از پروژه چیست؟
- مخاطب شما کیست؟
- اطلاعاتی که لازم دارید را چه کسی تامین می کند؟
اینکه چه سوالاتی در پروژه بایستی پرسیده شود و نیز این که چه کسی باید این پرسش ها را بپرسد؟ همه را مستند کنید و آنها را برای تمامی مشتریان خود استاندارد سازی کنید. یکبار که این سوالات تهیه و مستند شود، میتوان از آنها به عنوان یک قالب یا چارچوب استفاده کرد. این فهرست سوالات خلاقانه ممکن است از یک مشتری تا مشتری دیگر متفاوت باشد، به همین جهت داشتن یک چارچوب استاندارد برای انجام کار، تیم شما را نسبت به اینکه چه اطلاعات مورد نیازی از پروژه و مشتری بایستی در دست داشته باشند، مطمئن می سازد.
فرایند تائید محتوا را مشخص کنید
از آنجا که همواره قادر به کنترل فرایند بازنگری مشتری خود نیستید، پس بایستی مجموعه ای از قوانین و الزامات را برای تیم خود ایجاد کنید تا اطمینان یابید به هیچ عنوان دچار تاخیر در تهیه و ارائه ی محتوا به مشتریان نخواهید شد. روند تائید را صعودی نگه دارید و نسبت به ایجاد تنظیمات مبتنی بر خواسته ی مشتری، گشاده عمل کنید و پذیرا باشید. در خصوص موارد زیر بیاندیشید:
- چه کسی بایستی هر تحویلی را پیش از ارسال بازنگری نماید؟
- چه مدت زمانی برای بازنگری مد نظر است؟
- بازخوردها چگونه باید اخذ شوند؟
- حرف آخر را چه کسی می زند؟
یک سیستم مدیریت تولید محتوا انتخاب کنید
منظور از مدیریت تولید محتوا، فرایند تولید، سازماندهی، بهینه سازی و توزیع تمامی اشکال محتوا می باشد. مدیریت محتوا به شما کمک می کند تا به طور سیستماتیک، نگاه کل به جزء به تولید محتوا داشته باشید و از اولین گام تولید تا گام نهایی یعنی آرشیو کردن و یا به روز کردن محتوا آنرا به خوبی کنترل نمائید. شما خودتان می توانید سیستم مدیریت تولید محتوا ایجاد کنید، اما نبایستی اینکار را انجام دهید و به صلاح تان هم نیست؛ زیرا انرژی زیادی باید برای تدوین این سیستم صرف کنید در حالی که پلت فورم های بی شماری برای این منظور در دسترس هستند تا به شما در مدیریت ارسال، نقش ها، مسئولیت ها، تاریخ ها و سایر موارد مرتبط با محتوا، کمک کنند. جستجو کنید و ابزاری را انتخاب کنید که نیازهای شما را در این خصوص برآورده سازد.
یک مسئول تائیدکننده تخصیص دهید
هر پروژه ای لازم است فردی داشته باشد که مسئولیت ثبت و تائید قبل از ترخیص و ارسال محتوا به مشتری را برعهده بگیرد. این فرد ویرایش گر/ تائیدکننده بایستی تمامی جزئیات محتوا – حتی پیش نویس ها- را بازنگری نماید، تا اطمینان حاصل کند جزئیات محتوا، استانداردهای درونی شما را پیش از آنکه با فرد دیگری در آن سهیم شوید، برآورده می کنند.
شفاف باشید
همه افراد تیم خود را در حلقه ی اطلاعاتی محتوا قرار دهید، به طوری که کسی مجبور به کشف اطلاعات مورد نیاز خود نباشد. سیستم مدیریتی که انتخاب می کنید لازم است بر جزئیات پروژه تمرکز داشته باشد و به اعضای تیم اجازه دهد به راحتی بتوانند پیشرفت پروژه را رصد کرده و بدانند چه کسی مسئول چه کاری می باشد.
مخاطبان و مشتریان خود را به خوبی بشناسید
اهمیتی ندارد چقدر فرایند داخلی سازمان شما عالی است. اگر نتوانید فرایند داخلی خود را برای مشتریانتان به درستی به کار ببرید، به هیچ چیز نخواهید رسید. برای دست یابی به هدف، بایستی درک کنید سمت مشتری چه می گذرد. بدین معنا که باید نیروهای مشتری، فرایندهای آنها و انتظارات شان از خودتان را کشف کنید.
اهداف و استراتژی های آنها را بشناسید
بسیار مهم است که شما و مشتری هر دو در یک سوی صفحه (یک طرف پروژه) قرار داشته باشید. آیا می دانید دستور جلسه ی بازاریابی تولید محتوا برای مشتریان چیست؟ اگر مشتری شما جهانی بیاندیشد و شما تنها نگاه ملی داشته باشید، در این صورت در طی این فرایند به مشکل جدی خواهید خورد. مطمئن بشوید که استراتژی آنها را متوجه شده اید در این صورت محتوایی که تولید می کنید از استراتژی آنان پشتیبانی خواهد کرد.
الزامات قانونی آنها را بشناسید
اگر مشتری شما در یک صنعت نظام مند کار می کند، در این صورت بایستی از الزامات صنعت مورد نظر آگاهی یابید. از تیم قانونی مشتری قبل از اینکه کار بر روی هر محتوایی شروع شود پاسخ دهی به چک لیست سوالات خود را درخواست کنید. در غیر این صورت وقت خود را به هدر خواهید داد؛ زیرا محتوا را بدون در نظرگرفتن ویژگی های صنعت مشتری، تولید خواهید کرد.
دستورالعمل های کاری آنها را مرور کنید
بسیاری از شرکت ها یک راهنمای از پیش تعیین شده دارند که شامل ارزش های اساسی سازمان و عبارات و پاراگراف های ضروری مرتبط می باشد. در اسرع وقت نسبت به دسترسی به این مدارک اقدام نمائید. اگر مشتری فاقد چنین راهنمایی بود، با هم فکری با آنان راهنمای مذکور را تهیه نمائید. این کار باعث می شود هم در زمان شما صرفه جویی شود و هم از ایجاد غم و اندوه های آتی پیش گیری می نماید.
خلاصه کار خود را با مشتری مرور کنید
از چارچوب خلاقانه ی خلاصه ای کار که در گام 1 ایجاد کرده اید برای توسعه ی یک راهنمای شفاف برای محتوایی که قصد تولیدش را دارید استفاده کنید. به همراه مشتری تمامی بخش ها را به دقت بازنگری نموده و تائید وی را بگیرید. با این کار، هر دوی شما در یک سوی صفحه قرار خواهید داشت.
مشتری را به دست آورده و حفظ کنید
حالا که وقت صرف کرده اید تا هم فرایندهای خود و هم فرایندهای مشتری را به خوبی بشناسید، اکنون زمان آن رسیده که مشتری را به دست آورده و حفظ کنید. آنچه در مورد مدیریت زمان برای شناخت فرایندهای خود و مشتری لازم است بدانید این است که: روندی که از آن طریق، فعالیت های خود را مرتب و دسته بندی میکنید- در حقیقت مدیریت رفتار نام دارد.
تنها به تهیه ی فهرست و زمان بندی از فعالیت ها محدود نمی باشد. بلکه در پس این فعالیت ها اگر وابسته به زمان باشند شامل درک رفتارهای پنهان نیز می شود. در حقیقت بایستی زمان را چیزی فراتر از یک زمان بندی، یک مرجع و یک مقصد در نظر بگیرید. به این منظور، بایستی افکار، عملکردها و اهداف خود را در 5 جریان اصلی، سازمان دهی و مدیریت کنید:
جریان خودجوش: اکنون چه می توانید انجام دهید؟
جریان واکنش پذیر: چه بایستی انجام دهید؟
جریان چرخه ای: چه کاری را باید دوباره و دوباره انجام دهید؟
جریان فعالانه: چه کاری را می توانید برنامه ریزی کرده و سپس انجام دهید؟
جریان پیش بینی شده: نهایتا به چه نتیجه ای دست خواهید یافت؟
به دست آوردن مشتری به معنای حصول اطمینان از این است که دو طرف، در مکان های مناسب تعبیه شده ی خود قرار گرفته اند و آمادگی دارند تا قوانین را اجرا کنند.
فواید کار خود را به مشتری بگوئید
اجازه دهید مشتریان، منافع مشارکت در فرایند تولید محتوا با شما را بدانند:
- کاهش در زمان و هزینه با استفاده از ساده سازی فرایند تائید
- تحویل زمان مند محتوا که منطبق با الزامات خلاصه ی خلاقانه ی تائید شده است.
- مبتلا نشدن به شبهات کمتر (یا عدم وجود شبهات) و عقب و جلو شدن های سرگیجه آور متوالی در فرایند تولید محتوا
- کمک به مشتریان در آرشیو کردن هدف نهایی خود و اخذ نتایج و (امیدوارانه) دست یابی به پیشرفت و توسعه
نقش هرکسی را در گروه مورد بازنگری قرار دهید
جلسه ای با حضور نماینده ی تیم مشتری و تائیدکنندگان محتوا تشکیل دهید به طوری که بتوانید در خصوص نقش ها و مسئولیت های مشتری مذاکره کنید. تشکیل این جلسه، مکان مناسبی است تا تیم خود و آنچه مشتری از هریک از اعضای تیم انتظار دارد را معرفی و تشریح کنید. وجود درک شفاف در هر دو طرف باعث اعتماد و اطمینان در افراد می گردد.
افراد بیشتری را به کار بگیرید
مطمئن شوید شما از افراد مناسبی در هر دو سوی سیستم مدیریت تائید محتوا خود برخوردار هستید و همگی آنان به درستی در جایگاه خود در نظر گرفته شده اند. این گام باعث می شود از تعداد درخواست های به روز مشتری در تولید محتوا کاسته شود.
مشتریان خود را آموزش دهید
اگر به طور ثابت و مستمر مشغول پاسخ دهی به سوالات فنی در خصوص فرایند تولید محتوا هستید، با استفاده از آموزش به مشتری، در زمان زیادی صرفه جویی خواهید کرد. پس گام به گام آموزش های لازم را هم در فرایند تائید و هم برای یادگیری هر نرم افزاری که مشتریان لازم است کار با آنها را بدانند، ارائه دهید. هرچه بیشتر فرایند تائید را برای مشتری تان ساده سازی کنید، زمان کمتری از دست خواهید داد.
نتیجه گیری
با تدوین و ایجاد سیستم های تعریف شده ی شفاف و تعیین درست انتظارات، مدیریت کردن پروژه های محتوای شما، بسیار ساده تر شده و منتهی به ناامیدی کمتری خواهد گردید. تنها به خاطر داشته باشید که خطوط ارتباطی با مشتری را همواره باز نگه دارید و از بازخوردهای او استقبال نموده و در روند تولید محتوای خود به کار ببندید. سراسر این فرایند، در خصوص ایجاد محتوای قابل ارسال بهتر به مشتریان شما می باشد، بنابراین به پیشنهادات شان گوش فرادهید و به گونه ای بایکدیگر تعامل کنید که سیستم، تا حد ممکن، بدون هیچ درد و آسیبی در راستای تولید محتوا و روند تائید آن عمل کند و نهایتا اینکه: کلید ساده سازی در بازاریابی محتوا، اعتماد به قضاوت و داوری مخاطبین تان است. برای آنها آنچه که لازم دارند تهیه کنید تا مسائل مشخص خود را از آن طریق حل کنند و از تولید محتواهای عمومی که به آنان نیازی ندارند دست بردارید.
